工作中，我们常常组织或参加各种各样的会议，如何有效传递信息，高效沟通，提高会议效率，一直是大家比较关注的一个话题，现结合公司精益管理的推进，就会议的举办提出以下几点建议，供大家参考：

一、明确会议目的。召开会议一般有三个目的：沟通、协调和决策。针对会议目的我们应选择不同的参加人并准备相应的资料。目的明确也能明晰责任，这也有利于跟踪会议结果落实情况。

二、准确确定人员。会议的参加人员数量要适度，不能太多，层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。

三、会前形成议程。要在会议之前建立清楚的会议议程，在会前分发各参会人员，使与会人员了解会议的意义、目的、会议程序及相关事项，有充分的时间准备相关的资料。

四、会前充分准备。参加会议前根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言材料，还要设想别人可能会提出的问题并作好准备。

五、广泛收集信息。要以学习的态度去认真倾听别人的意见和建议，不轻易打断别人，不被自己原有的立场所左右，不将自己的观点强加于人。如果要公布既定的政策或决定等，应在事前说明不容讨论。

六、遵守会议时间。要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放以后再议，避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有充分的思想准备。

七、做好会议记录。会议结束后，要及时形成一个准确完整的会议纪要，会议的各项决议有具体执行人员及完成期限。如决议的完成需要多方资源共同参与，要在决议记录中明确分工和要求，避免互相推诿，影响决议的完成。

八、会后跟踪决议。会议的目的就是为了达成共识，解决问题。因此要建立会议事后追踪制度，对会议议定事项进行跟踪;如有特殊情况也可及时发现并进行调整，确保各项会议决议都能按时按要求完成。